Dan zijn we op zoek naar jou!

MANAGEMENT ASSISTENT (24 TOT 32 UUR PER WEEK)

De Kunstenbond zoekt een enthousiaste medewerker met aandacht voor de vereniging als geheel, die ook inzetbaar is bij ons secretariaat en de ledenservice.

Wie zijn wij?

De Kunstenbond is de vakbond voor alle werkenden in de creatieve en culturele sector. Al onze werkzaamheden zijn gericht op het verbeteren van de positie van zowel werknemers als zzp’ers. Wij komen op voor fatsoenlijke betaling, eerlijke contracten, voldoende sociale zekerheid en een veilige en inclusieve werkvloer. We zetten actief in op politieke lobby en onderhandelingen over cao’s en sociale plannen. Daarnaast komen we op voor de belangen van individuele leden en geven we advies, training en rechtsbijstand.

De Kunstenbond is een vereniging van en voor leden. Onze leden zijn georganiseerd in verschillende vakgroepen: Muziek, Beeldend, Theater & Dans, Kunsteducatie en de Animatoren & Motion Designers. Het bestuur en de ledenraad bestaan uit een afvaardiging van de vakgroepen. Vanuit Amsterdam werken we met 25 collega’s voor deze leden.

Om de organisatiegraad van werkenden in de sector te verhogen en om meer impact te kunnen hebben voor onze leden willen we komende jaren ons ledenbestand uitbouwen en de administratieve processen daarop inrichten.

Wat is je plek in de organisatie?

Je ondersteunt bestuur en directie in alle processen rond relatiebeheer en informatieverwerking. Daardoor vervul je een spilfunctie in de vereniging en de werkorganisatie. De werkorganisatie heeft vier teams: 1. Individuele Belangenbehartiging; 2. Collectieve Belangenbehartiging; 3. Marketing en Communicatie en 4. Bedrijfsvoering. Samen met de medewerkers van de ledenservice en het hoofd bedrijfsvoering vorm je het team Bedrijfsvoering. Naast je collega’s zul je ook veel te maken krijgen met het verenigingsbestuur.

Wat houdt de functie in?
In deze functie heb je vier verantwoordelijkheden:

1. Bestuursondersteuning: Je ondersteunt het bestuur en de directie in het organiseren van de vereniging en verenigingsactiviteiten. Je organiseert bijeenkomsten en verzorgt de verslaglegging, je houdt termijnen in de gaten en helpt bij werving, selectie en verkiezingen, je helpt de verenging waar nodig -met vergaderingen en events- en je zorgt dat alle regelingen (van statuten tot vertrouwenspersoon) voor de vereniging up-to-date zijn. Waar nodig stem je af met experts of de notaris over benodigde aanpassingen.
2. Managementondersteuning: Je helpt de directie en afdelingen met het inrichten en onderhouden van een goed CRM-systeem, waaruit overzicht gehouden kan worden over alle contacten die er vanuit de Kunstenbond bestaan met andere organisaties en over de vertegenwoordiging vanuit de Kunstenbond bij andere organisaties. Je ondersteunt de directie ook ondersteuning bij HR taken, waaronder werving en selectie. Je helpt daarbij ook bij het inrichten en onderhouden van een goede administratie waarin informatie wordt vastgelegd en ontsloten.
3. Office support: Je bent mede verantwoordelijk voor faciliteren van de samenwerking tussen collega’s op kantoor en online. Je organiseert overleggen, doet inkoop en voorraadbeheer, ontvangt gasten en beantwoord de telefoon, je beheert de algemene agenda en helpt bij de planning van projecten. Verder onderhoud je de interne mailing- en applijsten.
4. Administratieve processen: je helpt bij het beschrijven en optimaliseren van de administratieve processen bij de Kunstenbond en bent betrokken in de verwerking van de financiële administratie (verwerken van facturen) en de ledenservice. Vanuit de administratie help je bij het opstellen van rapportages.

Kortom: een veelzijdige functie, waarin je jouw organisatietalent goed kunt inzetten.

Functie-eisen en profiel

• Je bent proactief, werkt zorgvuldig, je bent oplossingsgericht en weet op effectieve wijze doelen en prioriteiten te behalen binnen de eigen werkzaamheden.
• Je hebt een relevante opleiding.
• Je bent klantgericht en hebt ervaring met dienstverlening
• Je haalt voldoening uit het onderhouden en verbeteren van administratieve processen en doet dat accuraat, flexibel en resultaatgericht.
• Je hebt kennis van boekhouden en kunt een debiteuren- en crediteurenadministratie onderhouden.
• Je hebt enige juridische kennis of bent bereid deze op te doen.
• Je bent digitaal vaardig, gebruikt met groot gemak diverse softwarepakketten en hebt bij voorkeur ruime ervaring met Exact, MS-office en MS-teams. De Kunstenbond gebruikt daarnaast ook Congressus voor de ledenadministratie.
• Je bent communicatief vaardig in woord en geschrift.
• Je ben sociaal vaardig, werkt makkelijk samen met collega’s en bent gericht op de tevredenheid van leden.
• Je hebt affiniteit met de kunst- en cultuursector.

Wat bieden we je?

• Een aantrekkelijke en afwisselende baan in een jonge, informele organisatie.
• Veel ruimte voor initiatief en persoonlijke ontwikkeling.
• We werken vanuit een mooi kantoor in het centrum van Amsterdam en hebben prima thuiswerkvoorwaarden.
• Flexibele werktijden.
• De beloning is marktconform.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Informatie en solliciteren

Ben je enthousiast, herken je jezelf in dit profiel en wil jij ons helpen de missie van de Kunstenbond waar te maken? Reageer dan direct! Mail jouw motivatie en cv in PDF-formaat naar info@kunstenbond.nl. Voor vragen naar aanleiding van deze vacature kun je contact opnemen met Remco Holtzer, hoofd bedrijfsvoering, via remcoholtzer@kunstenbond.nl.